Toplu Mobilya Alımında Teklif Nasıl Karşılaştırılır? Kontrol Listesi

Satın alma masasında üç mobilya teklifi duruyor. Hepsinde aynı kalemler var: çalışma masası, ofis koltuğu, keson, dosya dolabı. En ucuz teklif ile en pahalısı arasındaki fark ise yüksek bir rakam. Yönetim en ucuz teklife yönelirken iç mimar aynı ürünlerin aynı ürün olmadığından şüphe ediyor.

Toplu mobilya alımında fiyat farkı çoğunlukla satırların arasındadır: tabla kalınlığı, kenar bandı, mekanizma tipi, nakliye ve kurulumun dahil olup olmadığı. Bu farkları yakalamanın yolu, teklifleri aynı dilde konuşturmaktır. Bu rehberde teklif istemeden önce yazılacak şartnameden son puanlama tablosuna kadar adım adım bir yöntem sunuyoruz.

Teklif istemeden önce: teknik şartname

Karşılaştırılabilir teklif almanın ilk şartı, her tedarikçiye aynı bilgiyi vermektir. Yalnız ürün adı ve adet içeren bir talep, her firmanın kendi standardına göre fiyat vermesine yol açar. Bir firma 25 mm tablalı masa önerirken diğeri 18 mm tablalı bir masayı aynı isimle teklif eder.

Teknik şartname uzun bir doküman olmak zorunda değildir. Her kalem için ölçü, temel malzeme, istenen standart ve adet yeterlidir. Buna teslim adresi, kat ve asansör bilgisi, istenen kurulum tarihi ve varsa mevcut mobilyanın sökümü eklenir.

• Ölçü: genişlik, derinlik, yükseklik; koltuklar için oturak yüksekliği aralığı.
• Malzeme: tabla tipi ve kalınlığı, kaplama, karkas malzemesi, döşeme tipi.
• Standart: koltuklar için EN 1335, masalar için EN 15372, döşemeli ürünlerde BS 5852.
• Adet ve dağılım: kalem bazında adet ve hangi kata, hangi alana gideceği.
• Lojistik: adres, kat, asansör ölçüsü, yük indirme imkânı, çalışma saatleri.

Malzeme satırlarını yan yana koymak

Teklifler geldikten sonra her kalem için malzeme satırlarını yan yana koymak, fiyat farkının nereden geldiğini gösterir. Aşağıdaki tablo bir çalışma masası ve ofis koltuğu için karşılaştırılması gereken başlıkları ve neden önemli olduklarını bir arada gösterir.

Örneğin Lineo Tekli Çalışma Masası 25 mm melamin kaplı tabla ve 40 x 40 mm çelik kızak ayakla üretilir. Aynı ölçüdeki bir masa 18 mm tabla ve ince kesitli ayakla daha ucuza teklif edilebilir; fark ilk gün görünmez ama birkaç yıl içinde tablada sehim ve ayak bağlantılarında boşluk olarak ortaya çıkar.

Çalışma MasalarıLineo Tekli Çalışma Masası4.590 TL3.990 TL/ adetİncele

Depolama ürünlerinde de benzer bir karşılaştırma yapılmalıdır. Lineo Yüksek Dosya Dolabı 18 mm melamin gövde, ayarlı raf ve kilitle gelir; raf taşıma kapasitesi ve menteşe kalitesi dosya yükü altında belirleyicidir. Tüm seçenekleri depolama kategorisinde inceleyebilirsiniz.

DepolamaLineo Mobil Keson2.890 TL2.490 TL/ adetİncele

Fiyatın görünmeyen kalemleri

Teklifler arasındaki en büyük farklar çoğu zaman ürün fiyatında değil, ürün dışı kalemlerdedir. Bir teklif nakliye ve kurulumu dahil ederken diğeri yalnız fabrika teslim fiyatı verebilir. Bu kalemler ayrı yazılmadığında en ucuz görünen teklif, proje sonunda en pahalısı olabilir.

• Nakliye: fabrikadan proje adresine taşıma, şehir dışı projelerde ek maliyet.
• Kat çıkışı ve taşıma: asansör yoksa ya da büyük parçalar asansöre sığmıyorsa ek işçilik.
• Kurulum: montaj ekibi, kablo kanallarının bağlanması, koltukların ayarlanması.
• Söküm ve atık: eski mobilyanın sökülmesi ve ambalaj atıklarının alınması.
• Vergi ve ödeme: fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğu, ödeme vadesi ve kur bağlantısı.

Teklifin geçerlilik süresi ve kapsam dışı maddeler

Her teklifin bir geçerlilik süresi vardır ve hammadde fiyatlarındaki değişim nedeniyle bu süre genellikle kısa tutulur. Onay süreci uzun süren kurumlarda teklif geçerliliği dolduğunda fiyat yeniden hesaplanabilir. Bu nedenle teklif tarihini, geçerlilik süresini ve sipariş onayından sonra fiyatın sabitlenip sabitlenmediğini karşılaştırma tablonuza ekleyin.

Kapsam dışı maddeler de aynı dikkatle okunmalıdır. Duvar sabitlemesi, elektrik bağlantısı, döşemeden kablo çıkışı ya da akustik panel montajı gibi işler bazı tekliflerde dahil, bazılarında hariç olabilir. Kafe ve otel projelerinde banket ve başlık paneli gibi duvara sabitlenen ürünlerin montaj yükünü kimin üstlendiği önceden netleşmezse, kurulum günü küçük ama can sıkıcı ek faturalar ortaya çıkar.

Adet kademeleri ve ileriye dönük alımlar

Kontrat mobilyada fiyat adet arttıkça kademeli olarak düşer. Lineo'da fiyatlar 1-9, 10-49 ve 50 ve üzeri adet olmak üzere üç kademede belirlenir. Teklifleri karşılaştırırken her tedarikçinin hangi adette hangi birim fiyatı verdiğini yan yana koymak, toplam tutarın neden farklı çıktığını açıklar.

Kademe sınırına yakın adetlerde küçük bir artış birim fiyatı belirgin biçimde düşürebilir. Örneğin 46 koltuk ihtiyacınız varsa birkaç yedek ekleyerek 50 adede çıkmak, hem üst kademeden faydalanmanızı hem de ileride bozulan ya da yeni işe başlayan çalışanlar için yedek bulundurmanızı sağlar.

Büyüyen şirketler için bir başka önemli konu ek alımdır. Altı ay sonra 10 masa daha almanız gerektiğinde aynı modelin, aynı rengin ve mümkünse aynı fiyatın geçerli olup olmayacağını teklif aşamasında sorun. Fiyat geçerlilik süresi ve model sürekliliği, uzun vadede tedarikçiyi değiştirme zorunluluğunu ortadan kaldırır.

Termin, kurulum ve proje yönetimi

Ofis taşınması ya da otel açılışı gibi projelerde teslim tarihi en az fiyat kadar önemlidir. Bir haftalık gecikme kira, personel ve açılış planlaması açısından ciddi bir maliyet doğurur. Teklifte termin, üretime başlama koşulu ve gecikme durumunda ne olacağı açıkça yazılmalıdır.

Büyük projelerde kısmi teslim ihtiyacı doğabilir: önce çalışma alanları, sonra toplantı odaları, en son lobi. Tedarikçinin bu planlamayı yapıp yapamayacağı ve tek bir proje sorumlusunun bütün süreci takip edip etmeyeceği, projenin sorunsuz ilerlemesini belirler. Kurulumun hafta sonu ya da mesai dışında yapılabilmesi, çalışan bir ofiste iş kaybını önler.

Garanti, numune ve referans

Garanti süresinin yanında kapsamı da karşılaştırılmalıdır. Karkas, mekanizma, piston ve döşeme aynı süreyle mi garantilidir, garanti kapsamında servis ne kadar sürede yapılır, yedek parça kaç yıl bulunur? Lineo ürünleri 5 yıl kontrat garantisiyle teslim edilir ve mekanizma, piston gibi yedek parçalar ayrıca temin edilebilir.

Numune, teklif karşılaştırmasının en somut adımıdır. Kâğıt üzerinde aynı görünen iki koltuk, yan yana konduğunda dikiş kalitesi, ayar mekanizmasının hissi ve oturak konforu açısından farklılaşır. Toplu alımlarda ana kalemlerden numune istemek ya da showroom ziyareti yapmak, sonradan çıkacak sürprizleri önler.

Referanslar ise tedarikçinin benzer ölçekteki projeleri gerçekten yapıp yapmadığını gösterir. Yüz kişilik bir ofisi ya da elli odalı bir oteli teslim etmiş bir firma, lojistik ve kurulum sorunlarını önceden bilir. Mümkünse referans projelerden birini yerinde görmek, katalogdan çok daha fazla bilgi verir. Lineo'nun Gebze fabrikası ve Maslak showroom'u ziyarete açıktır, tamamlanmış uygulamalar projeler sayfasında yer alır.

Satış sonrası iletişim

Garanti belgesinin yanında, bir sorun çıktığında kime ulaşacağınız da belli olmalıdır. Proje teslim edildikten sonra tek bir iletişim kişisi, kayıtlı bir servis talep yolu ve yanıt süresi taahhüdü, garantinin kâğıt üzerinde kalmamasını sağlar. Çok şubeli işletmelerde ve Türkiye geneline yayılmış ofislerde servisin hangi şehirlere hangi sürede ulaşabildiğini ayrıca sorun.

Ağırlıklı puanlama ile karar

Tüm bilgiler toplandığında kararı tek bir sayıya indirgemek yerine ağırlıklı bir puanlama yapmak, hem karşılaştırmayı objektif kılar hem de kararın yönetime gerekçelendirilmesini kolaylaştırır.

1. Kriterleri belirleyin Fiyat, teknik uygunluk, termin, garanti ve servis, referans ve numune kalitesi gibi 5-6 başlık seçin.
2. Ağırlık verin Projenin önceliklerine göre her kritere bir ağırlık atayın; örneğin açılış tarihi kesinse termine daha yüksek ağırlık verin.
3. Her teklifi puanlayın Her kriterde teklifleri 1-5 arası puanlayın ve puanları ağırlıklarla çarpın.
4. Toplam maliyeti hesaplayın Ürün fiyatına nakliye, kurulum, vergi ve vade maliyetini ekleyerek gerçek toplamı bulun.
5. Netleştirme toplantısı yapın En yüksek puanlı iki tedarikçiyle açık kalan maddeleri yazılı olarak netleştirin ve sözleşmeye geçirin.

Satın alma ekiplerinden aldığımız en iyi talepler, kendi şartnamesini yazmış olanlardır. Aynı listeye üç firma fiyat verdiğinde kimin neyi teklif ettiği netleşir ve karar birkaç gün içinde verilir.

— Lineo Satış ve Teklif Ekibi

Kendi listenizi oluşturmak için ofis kurulum planlayıcısıyla başlayabilir ya da ürünleri doğrudan toplu teklif listesine ekleyebilirsiniz. Listenizi gönderdiğinizde adet kademeli yazılı teklifiniz ve ücretsiz yerleşim planınız 24 saat içinde hazırlanır.